Hoạt động nhập khẩu thiết bị ngành in là loại hình kinh doanh có điều kiện nghiêm ngặt theo pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần nắm vững quy trình xin giấy phép nhập khẩu máy in để đảm bảo tính pháp lý và tiến độ thông quan hàng hóa. Bài viết dưới đây cung cấp các hướng dẫn chuyên sâu về hồ sơ và thủ tục theo các quy định mới nhất hiện hành.
Căn cứ pháp lý then chốt về quản lý thiết bị in ấn
Việc quản lý thiết bị in được thực hiện dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đa tầng, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ từ nội dung đến kỹ thuật. Trong năm 2026, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sự thay đổi về cơ quan quản lý và các quy chuẩn kỹ thuật mới.
- Nghị định số 72/2022/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 60/2014/NĐ-CP về hoạt động in, đây là văn bản gốc quy định các loại máy phải khai báo.
- Nghị định số 43/2025/NĐ-CP: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (VHTTDL), chính thức chuyển giao thẩm quyền quản lý lĩnh vực xuất bản, in ấn từ Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Thông tư số 11/2024/TT-BTTTT: Danh mục hàng hóa nhập khẩu trong lĩnh vực in xác định theo mã HS code 8 số.
- Quy chuẩn RoHS 2026: Áp dụng giới hạn hàm lượng hóa chất độc hại trong sản phẩm điện tử, bao gồm cả các dòng thiết bị in ấn công nghiệp.
Giấy phép nhập khẩu máy inThủ tục xin giấy phép nhập khẩu máy in được thực hiện qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.
Danh mục mã HS bắt buộc xin giấy phép nhập khẩu máy in
Không phải tất cả các loại máy in đều cần giấy phép. Theo quy định tại Thông tư 11/2024/TT-BTTTT, chỉ những thiết bị thuộc danh mục mã HS dưới đây mới bắt buộc phải thực hiện thủ tục khai báo trước khi thông quan:
| Mã HS Code | Mô tả thiết bị theo lĩnh vực in |
|---|---|
| 8443.11.00 | Máy in offset, in cuộn |
| 8443.12.00 | Máy in offset, in tờ rời (khổ giấy > 22cm x 36cm) |
| 8443.16.00 | Máy in Flexo (công nghệ in nổi) |
| 8443.17.00 | Máy in ống đồng (công nghệ in lõm) |
| 8443.19.00 | Máy in lưới, máy in hybrid, dây chuyền liên hợp hoàn thiện |
| 8443.32.21 | Máy in phun màu vượt khổ A3 hoặc tốc độ trên 60 ppm |
| 8443.32.31 | Máy in Laser màu vượt khổ A3 hoặc tốc độ trên 60 ppm |
| 8441.10.10 | Máy dao cắt (xén) giấy điện, máy cắt bế định hình |
Lưu ý: Các loại máy in 3D (mã HS 8477.59.20) được định nghĩa là máy tạo hình vật liệu plastic, nên không thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu máy in tại Bộ VHTTDL.
Phân loại máy in theo quy định kiểm soát nhập khẩu
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ đặc tính kỹ thuật của sản phẩm để áp dụng đúng quy trình pháp lý. Việc xác định sai phân loại thường dẫn đến tình trạng hồ sơ bị trả về hoặc bị xử phạt tại cửa khẩu.
1. Máy in công nghiệp và bao bì
Đây là nhóm thiết bị yêu cầu tính chính xác cao về mã HS. Các dòng máy in Flexo, offset hay in ống đồng phục vụ sản xuất quy mô lớn bắt buộc phải có giấy xác nhận khai báo nhập khẩu. Khi thực hiện xin giấy phép nhập khẩu máy in cho nhóm này, doanh nghiệp không cần dán nhãn năng lượng nhưng phải đáp ứng Quy chuẩn RoHS về giới hạn hóa chất.
mẫu giấy phép nhập khẩu máy in flexoMáy in Flexo là thiết bị bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu trước khi về cảng.
2. Máy in văn phòng và đa chức năng
Đối với máy in dưới khổ A3 và tốc độ dưới 60 trang/phút, doanh nghiệp thường không cần xin phép Bộ VHTTDL. Tuy nhiên, quy định pháp luật yêu cầu kiểm tra hiệu suất năng lượng tối thiểu theo Quyết định 14/2023/QĐ-TTg. Đặc biệt, nếu máy tích hợp chức năng bảo mật fax bằng thuật toán mã hóa, doanh nghiệp phải xin thêm Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự tại Ban Cơ yếu Chính phủ.
Quy trình 3 bước xin giấy phép nhập khẩu máy in năm 2026
Để tối ưu thời gian, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình theo các bước chuẩn hóa dưới đây. Mọi sự sai lệch trong tài liệu kỹ thuật đều có thể khiến cơ quan quản lý từ chối cấp phép.
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật: Tập hợp catalogue bản gốc, thông số tốc độ in (ppm), kích thước khổ in tối đa và công nghệ chế bản.
- Bước 2: Khai báo trực tuyến: Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW). Doanh nghiệp điền tờ khai và đính kèm hồ sơ điện tử theo mẫu của Cục Xuất bản, In và Phát hành.
- Bước 3: Nhận kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy xác nhận. Đây là chứng từ quan trọng để nộp kèm tờ khai hải quan khi thông quan.
mẫu giấy phép nhập khẩu máy dao cắt (máy xén giấy)Máy gia công sau in như máy xén giấy cũng nằm trong danh mục phải khai báo.
Hồ sơ chi tiết cần chuẩn bị cho doanh nghiệp
Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ giúp quá trình xin giấy phép nhập khẩu máy in diễn ra suôn sẻ. Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 72/2022/NĐ-CP, bộ hồ sơ chuẩn bao gồm:
- Tờ khai nhập khẩu thiết bị in: Theo mẫu quy định chung của Bộ VHTTDL (thực hiện trên hệ thống VNSW).
- Tài liệu kỹ thuật (Catalogue): Thể hiện rõ model, năm sản xuất, nước sản xuất và các đặc tính công nghệ.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Để xác định chính xác nguồn gốc thiết bị, đặc biệt quan trọng với máy cũ (nếu được phép).
- Bản dịch tài liệu: Nếu catalogue sử dụng ngôn ngữ không phổ biến hoặc thông số kỹ thuật quá phức tạp.
mẫu giấy phép nhập khẩu máy in lưới (in lụa)Các dòng máy in lưới (in lụa) công nghiệp cần mô tả chi tiết công nghệ in.
Lưu ý về hiệu suất năng lượng và quy chuẩn RoHS
Từ ngày 01/01/2026, Việt Nam chính thức siết chặt việc kiểm soát hàm lượng hóa chất độc hại (RoHS) đối với thiết bị điện tử nhập khẩu. Khi tiến hành xin giấy phép nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà sản xuất cung cấp báo cáo thử nghiệm (Test Report) tương ứng. Ngoài ra, việc dán nhãn năng lượng là bắt buộc đối với máy in văn phòng để tránh các rủi ro pháp lý khi hậu kiểm.
mẫu giấy phép nhập khẩu máy gấp sáchThiết bị gia công sau in cần đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn lao động và kỹ thuật.
Hồ sơ nhập khẩu thường bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý do thiếu thông tin số seri máy hoặc model không khớp với catalogue. Doanh nghiệp nên thực hiện việc đối chiếu số máy thực tế với chứng từ thương mại (Invoice/Packing List) trước khi khai báo chính thức trên hệ thống một cửa.
Chuyên gia pháp lý về thủ tục nhập khẩu máy in, thiết bị ngành inTham vấn chuyên gia giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý khi thực hiện thủ tục.
Hoạt động xin giấy phép nhập khẩu máy in đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về Luật Xây dựng và các nghị định chuyên ngành liên quan đến công nghiệp in ấn. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, doanh nghiệp nên tham khảo trực tiếp các cơ quan quản lý xây dựng và in ấn địa phương trước khi tiến hành những hợp đồng nhập khẩu lớn trong năm 2026.
Thông tin cung cấp mang tính chất tham khảo dựa trên quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mới nhất từ Cục Xuất bản, In và Phát hành (Bộ VHTTDL) hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành để áp dụng chính xác cho từng trường hợp cụ thể.
Last Updated on 02/03/2026 by Tuấn Trình
Mình là Tuấn Trình nhân viên tại Công ty Cổ phần Bao bì Xi măng Hải Phòng với 7 năm kinh nghiệm. Rất vui vì có thể hỗ trợ bạn.