Hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng mới nhất năm 2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành xây dựng, việc nắm vững hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng là yêu cầu bắt buộc để nhà thầu tiếp cận các dự án đầu tư công và tư nhân. Bài viết này cung cấp lộ trình chi tiết từ chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật đến thực hiện các thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP) theo quy định của Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tối ưu tỷ lệ trúng thầu và tránh các sai sót pháp lý đáng tiếc.

Cơ sở pháp lý hiện hành về đấu thầu qua mạng tại Việt Nam

Để thực hiện đúng hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng, nhà thầu cần đặt lộ trình triển khai trên nền tảng các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất. Tính đến năm 2026, các hoạt động lựa chọn nhà thầu qua mạng phải tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản sau:

1. Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15: Đây là văn bản pháp lý cao nhất, quy định về trách nhiệm của các bên khi tham gia đấu thầu mạng.
2. Nghị định số 24/2024/NĐ-CP: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, trong đó có các chương riêng biệt cho đấu thầu qua mạng.
3. Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT: Hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Việc không cập nhật các quy định mới trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng có thể dẫn đến tình trạng hồ sơ dự thầu (E-HSDT) bị loại ngay từ bước đánh giá tính hợp lệ do thiếu các cam kết theo mẫu mới hoặc sử dụng chứng thư số không đúng thẩm quyền.

Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và pháp lý trước khi nộp thầu

Trước khi đi sâu vào các bước hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng, nhà thầu cần đảm bảo môi trường làm việc đạt chuẩn kỹ thuật. Khác với giai đoạn cũ (trước năm 2022) sử dụng Internet Explorer, hệ thống e-GP hiện đại đòi hỏi cấu hình tương thích cao hơn.

1. Thiết bị đầu cuối và phần mềm hỗ trợ

Máy tính sử dụng để nộp thầu phải có kết nối Internet băng thông rộng ổn định. Khuyến nghị sử dụng hệ điều hành Windows 10 trở lên để tương thích tốt nhất với chứng thư số (USB Token).

• Trình duyệt: Sử dụng Google Chrome, Microsoft Edge hoặc Firefox phiên bản mới nhất.
• Phần mềm Agent: Bắt buộc cài đặt phần mềm “VNEGP Agent” để hỗ trợ ký số và mã hóa dữ liệu văn bản khi thực hiện theo hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng.
• An toàn thông tin: Máy tính nên được cài đặt phần mềm diệt virus bản quyền để tránh rò rỉ thông tin giá thầu trước thời điểm đóng thầu.

2. Chứng thư số và tài khoản hệ thống

Nhà thầu phải được phê duyệt tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và có chứng thư số công cộng còn hiệu lực. Kể từ ngày 16/9/2022, chứng thư số chuyên dùng của Hệ thống (do Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia cấp) đã được thay thế hoàn toàn bằng chứng thư số công cộng theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Do đó, trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng này, chúng tôi nhấn mạnh việc kiểm tra thời hạn chữ ký số là ưu tiên hàng đầu.

Thao tác trên mscHình 1 – Nên tiến hành tham dự thầu thử để làm quen với giao diện hệ thống trước khi nộp thật.

Quy trình 6 bước hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng chi tiết

Để nộp hồ sơ thành công, nhà thầu cần thực hiện trình tự các bước theo logic của hệ thống e-GP. Mỗi dấu mốc trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng đều đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về số liệu.

Bước 1: Tìm kiếm gói thầu và đăng ký tham gia

Đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bằng tài khoản đã được cấp. Tại trang chủ, sử dụng chức năng “Tìm kiếm thông tin đấu thầu” để tra cứu gói thầu theo số thông báo mời thầu (TBMT) hoặc tên dự án.

Lưu ý trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng: Hệ thống mới yêu cầu nhà thầu phải nhấn nút “Cần quan tâm” hoặc “Đăng ký” tùy theo cấu hình gói thầu để có thể truy cập vào các Webform kê khai năng lực. Đối với các gói thầu đấu thầu rộng rãi, hồ sơ mời thầu (E-HSMT) được phát hành miễn phí trên hệ thống.

Bước 2: Kê khai các biểu mẫu trực tuyến (Webform)

Đây là khâu quan trọng nhất trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng. Thay vì chỉ đính kèm file PDF như trước, hệ thống e-GP yêu cầu nhập liệu trực tiếp các thông số quan trọng vào giao diện web.

• Năng lực tài chính: Dữ liệu này thường được đồng bộ từ hệ thống của Cơ quan thuế. Tuy nhiên, nhà thầu cần kiểm tra kỹ số liệu doanh thu, lợi nhuận 03 năm gần nhất. Nếu số liệu tự động không chính xác, nhà thầu phải tự cập nhật và đính kèm báo cáo tài chính có kiểm toán để đối chiếu.
• Hợp đồng tương tự: Khai báo danh mục các dự án đã thực hiện có quy mô, tính chất tương tự gói thầu đang xét theo yêu cầu của E-HSMT. Trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng, kinh nghiệm thực tế cho thấy việc thiếu các tài liệu chứng minh như biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng là nguyên nhân phổ biến khiến nhà thầu bị loại ở bước đánh giá kỹ thuật.
• Nhân sự chủ chốt và thiết bị thi công: Chỉ những nhân sự và thiết bị đã được khai báo trong mục “Năng lực nhà thầu” trên hệ thống mới có thể trích xuất vào E-HSDT.

Bước 3: Nhập đề xuất tài chính và đơn giá dự thầu

Trong phần hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng về tài chính, nhà thầu cần đặc biệt lưu ý về thuế VAT. Webform trên hệ thống thường mặc định đơn giá dự thầu là đơn giá đã bao gồm các loại thuế, phí và lệ phí.

• Lưu ý kỹ thuật: Nếu gói thầu có hàng ngàn danh mục hàng hóa, hãy sử dụng tính năng “Xuất file Excel mẫu”, nhập liệu offline và “Import” lại hệ thống để tránh tình trạng rớt kết nối mạng giữa chừng gây mất dữ liệu. Việc thực hiện hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm 70% thời gian nhập liệu thủ công.

Bước 4: Đính kèm hồ sơ kỹ thuật và bảo lãnh dự thầu

Sau khi hoàn tất phần nhập liệu trực tuyến, nhà thầu tiến hành tải lên các file đính kèm.

• Hồ sơ kỹ thuật: Bao gồm biện pháp tổ chức thi công, sơ đồ tổ chức, biểu đồ tiến độ. Các file này nên được nén định dạng .zip hoặc .rar nếu dung lượng quá lớn (hệ thống cho phép tối đa 300MB/file, nhưng khuyến nghị dưới 50MB để đảm bảo tính ổn định).
• Bảo lãnh dự thầu: Hiện nay, hầu hết các ngân hàng đã thực hiện bảo lãnh điện tử. Trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng, nếu ngân hàng phát hành bảo lãnh điện tử và đẩy trực tiếp lên hệ thống, nhà thầu chỉ cần chọn số bảo lãnh tương ứng. Nếu sử dụng bảo lãnh giấy, nhà thầu phải scan và đính kèm, đồng thời cam kết tính xác thực.

Thường xuyên lưu lại hồ sơHình 2 – Luôn nhấn nút “Lưu” sau mỗi thao tác kê khai Webform để tránh mất dữ liệu khi mạng gặp sự cố.

Bước 5: Kiểm tra và ký số nộp hồ sơ dự thầu

Trước khi nhấn nút gửi đi, một lần nữa nhà thầu phải rà soát toàn bộ nội dung trong mục “Xem trước E-HSDT”. Đây là chốt chặn cuối cùng trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng.

Khi nhấn nút “Nộp thầu”, phần mềm Agent sẽ yêu cầu bạn chọn chứng thư số và nhập mã PIN. Quá trình mã hóa sẽ diễn ra trong vài giây đến vài phút tùy vào dung lượng hồ sơ. Chỉ khi màn hình hiển thị thông báo “Nộp hồ sơ dự thầu thành công” kèm mã định danh thì quy trình mới được coi là hoàn tất.

Bước 6: Xác nhận và lưu trữ biên lai nộp thầu

Sau khi thực hiện xong các bước hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng, nhà thầu phải truy cập vào mục “Văn bản gửi” để kiểm tra trạng thái hồ sơ. Tại đây, hệ thống sẽ cung cấp biên bản xác nhận đã nhận hồ sơ dự thầu, bao gồm thông tin chi tiết về thời điểm nộp (giờ, phút, giây). Nhà thầu nên in biên bản này ra hoặc lưu file PDF để làm căn cứ pháp lý về sau.

Kiểm tra lại hồ sơ dự thầu đã gửiHình 3 – Kiểm tra kỹ trạng thái hồ sơ trong danh mục văn bản đã gửi để đảm bảo gói thầu đã ở trạng thái “Đã nộp”.

Những sai sót “chết người” thường gặp khi nộp hồ sơ thầu qua mạng

Qua hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn pháp lý xây dựng, chúng tôi nhận thấy dù có hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng chi tiết, nhiều nhà thầu vẫn mắc phải các lỗi sơ đẳng khiến hồ sơ bị loại:

1. Hết hạn chứng thư số: Chứng thư số thường có thời hạn 1-3 năm. Rất nhiều trường hợp nhà thầu đợi đến sát giờ đóng thầu mới phát hiện chữ ký số bị khóa, dẫn đến không thể ký nộp.
2. Lỗi Agent không hoạt động: Do xung đột phần mềm hoặc tường lửa, phần mềm Agent có thể bị treo. Nhà thầu cần khởi động lại hoặc cài đặt lại Agent ít nhất 1 tiếng trước giờ đóng thầu.
3. Sai lệch đơn giá giữa Webform và file đính kèm: Theo quy định, nếu có sự sai khác, thông tin trên Webform sẽ được ưu tiên làm cơ sở đánh giá. Do đó, đừng chủ quan chỉ chăm chút cho file PDF đính kèm mà bỏ qua độ chính xác của Webform.
4. Chưa thanh toán chi phí duy trì tài khoản: Định kỳ hàng năm, doanh nghiệp phải nộp lệ phí duy trì tên trên hệ thống e-GP (thường đóng trước ngày 01/04). Nếu chưa đóng, tài khoản sẽ bị tạm khóa chức năng nộp thầu.
5. Dung lượng file quá lớn: Nhiều nhà thầu scan hồ sơ với độ phân giải quá cao khiến file nặng hàng trăm MB, dẫn đến nghẽn mạng khi upload. Thực hiện theo hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng, bạn nên tối ưu hóa file PDF ở độ phân giải 150-200 dpi để đảm bảo độ rõ nét mà dung lượng vẫn nhẹ.

Chiến lược “giờ Vàng” trong đấu thầu mạng năm 2026

Một kinh nghiệm thực tế quý báu không có trong các văn bản luật nhưng cực kỳ quan trọng khi thực hiện hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng là quản lý thời gian nộp thầu.

• Không nộp thầu vào 15-30 phút cuối cùng: Đây là thời điểm lượng truy cập vào hệ thống e-GP tăng đột biến, dễ gây ra tình trạng lag, treo trình duyệt. Nếu chẳng may có lỗi xảy ra, bạn không còn thời gian để khắc phục.
• Thời điểm lý tưởng: Hãy hoàn tất việc nộp thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu 03 giờ đồng hồ. Nếu gói thầu đóng lúc 9h00 sáng, nhà thầu nên bắt đầu nộp từ 5h00-6h00 sáng để tận dụng tốc độ đường truyền ổn định nhất.
• Hồ sơ liên danh: Đối với nhà thầu liên danh, việc ký số yêu cầu tất cả các thành viên trong liên danh phải thực hiện thao tác xác nhận trên hệ thống. Quy trình này phức tạp hơn nhiều so với nhà thầu độc lập, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng và tuân thủ hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng chung của cả nhóm.

Tối ưu hóa hồ sơ năng lực trên hệ thống e-GP

Để việc thực hiện hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng trở nên nhanh chóng hơn trong tương lai, doanh nghiệp nên có tư duy quản trị dữ liệu tập trung.

1. Số hóa toàn bộ hồ sơ năng lực: Scan sẵn bằng cấp, chứng chỉ hành nghề của nhân sự, giấy tờ đăng kiểm thiết bị và phân loại theo thư mục rõ ràng.
2. Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Ngay khi có hợp đồng mới hoàn thành hoặc báo cáo tài chính năm mới, hãy cập nhật ngay vào mục “Năng lực nhà thầu”. Khi có gói thầu cần nộp, bạn chỉ cần trích xuất dữ liệu có sẵn, giảm thiểu áp lực nhập liệu.
3. Kiểm soát tính hợp pháp của tài liệu: Các chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức phải còn hiệu lực trên trang thông tin của Bộ Xây dựng (hoặc Sở Xây dựng). Hệ thống e-GP có cơ chế đối soát dữ liệu liên thông, bất kỳ sự mâu thuẫn nào cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ dự thầu bị đánh giá là không trung thực.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, đi lại mà còn khẳng định tính chuyên nghiệp và tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Trong môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ năm 2026, sự am hiểu về công nghệ cộng hưởng với kiến thức pháp luật vững chắc sẽ là “chìa khóa vàng” giúp các nhà thầu chinh phục những dự án lớn.

Lưu ý: Nội dung trên mang tính chất hướng dẫn kỹ thuật và tham khảo quy định pháp luật. Do tính chất phức tạp của các quy định đấu thầu có thể thay đổi theo từng địa phương hoặc đặc thù dự án, nhà thầu nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý hoặc đối chiếu trực tiếp với hồ sơ mời thầu cụ thể của chủ đầu tư trước khi quyết định nộp thầu. Mọi thắc mắc về kỹ thuật hệ thống có thể liên hệ tổng đài hỗ trợ của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia 19006126 để được giải đáp kịp thời.

Cập nhật đầy đủ các bước trong hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng sẽ giúp đơn vị bạn tự tin hơn khi tham gia thị trường đấu thầu điện tử đầy tiềm năng hiện nay. Hãy luôn ghi nhớ rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt kỹ thuật chính là bước đệm vững chắc cho thành công về mặt tài chính của mọi doanh nghiệp xây dựng.

HCPC (Công ty Cổ phần Bao bì Xi măng Hải Phòng) cam kết cung cấp các thông tin hữu ích và chính xác nhất về pháp lý xây dựng, hỗ trợ cộng đồng nhà thầu và các đối tác trong quá trình triển khai dự án. Việc nắm vững quy trình hướng dẫn nộp hồ sơ thầu qua mạng là một phần trong nỗ lực của chúng tôi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong hệ sinh thái ngành xây dựng Việt Nam 2026.

Last Updated on 02/03/2026 by Tuấn Trình