Sổ Sách Kế Toán Nguyên Vật Liệu: Hướng Dẫn Chi Tiết Theo TCVN 2026

Sổ sách kế toán nguyên vật liệu là công cụ bắt buộc giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi luồng nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu theo từng loại, từng kho, đảm bảo kiểm soát chi phí chính xác và tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách lập sổ đúng quy định, phân tích điểm khác biệt giữa Thông tư 133 và 200, kèm mẫu sổ chuẩn 2026.

Cơ Sở Pháp Lý Và Phạm Vi Áp Dụng Sổ Chi Tiết Nguyên Vật Liệu

Thông Tư 133/2016/TT-BTC – Dành Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ theo Nghị định 39/2018/NĐ-CP. Sổ S06-DNN yêu cầu ghi nhận đơn giản hơn, phù hợp với đơn vị có khối lượng nghiệp vụ ít, không cần phân tích chi tiết theo nhiều chiều.

Đặc điểm:

• Ghi nhận theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ
• Không bắt buộc chi tiết theo từng lô hàng
• Phù hợp doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ, cửa hàng bán lẻ

Thông Tư 200/2014/TT-BTC – Áp Dụng Rộng Rãi

Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, trên mọi lĩnh vực. Sổ S10-DN yêu cầu ghi chép chi tiết hơn, hỗ trợ phân tích sâu về cấu trúc chi phí.

Đặc điểm:

• Bắt buộc ghi nhận theo phương pháp kê khai thường xuyên
• Chi tiết theo từng mã hàng, từng kho
• Phù hợp doanh nghiệp sản xuất lớn, có nhiều loại nguyên vật liệu

Sổ sách kế toán nguyên vật liệu theo dõi chính xác luồng nhập xuất tồn kho theo từng loại hàng hóa và kho

Cấu Trúc Và Nội Dung Ghi Sổ Chi Tiết Nguyên Vật Liệu

Thông Tin Định Danh Sổ

Đơn vị, địa chỉ: Ghi rõ tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính, đóng dấu xác nhận.

Năm tài chính: Ghi năm tài chính hiện hành (2026).

Tài khoản: Ghi số hiệu tài khoản theo dõi:

• TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
• TK 153: Công cụ, dụng cụ
• TK 155: Thành phẩm
• TK 156: Hàng hóa

Tên kho: Xác định rõ kho chứa (Kho A, Kho nguyên liệu chính, Kho phụ liệu).

Tên, quy cách nguyên vật liệu: Ghi đầy đủ tên, mã hàng, quy cách kỹ thuật (ví dụ: Thép D10 – Pomina, Xi măng PCB40 – Holcim).

Đơn vị tính: Kg, tấn, m³, cái, bộ.

Cột Chứng Từ (A, B)

Cột A – Số hiệu: Ghi số phiếu nhập kho (PNK), phiếu xuất kho (PXK), hóa đơn GTGT.

Cột B – Ngày, tháng: Ghi ngày lập chứng từ (không phải ngày ghi sổ).

Cột Diễn Giải Và Tài Khoản Đối Ứng (C, D)

Cột C – Diễn giải: Mô tả ngắn gọn nghiệp vụ (Nhập kho NVL từ NCC ABC, Xuất kho cho sản xuất đơn hàng XYZ).

Cột D – Tài khoản đối ứng: Ghi tài khoản đối ứng với TK 152/153/155/156:

• Nhập kho từ nhà cung cấp: TK 331
• Xuất kho cho sản xuất: TK 621
• Nhập kho thành phẩm: TK 154

Cột Đơn Giá (1)

Ghi đơn giá tính theo phương pháp:

• Nhập trước xuất trước (FIFO): Đơn giá lô nhập đầu tiên
• Bình quân gia quyền: (Tổng giá trị tồn đầu kỳ + Tổng giá trị nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
• Thực tế đích danh: Đơn giá thực tế từng lô

Lưu ý: Doanh nghiệp phải áp dụng nhất quán một phương pháp tính giá xuất kho trong cả năm tài chính, không được thay đổi tùy tiện.

Cột Nhập Kho (2, 3)

Cột 2 – Số lượng nhập: Ghi số lượng thực tế nhập kho theo đơn vị tính.

Cột 3 – Thành tiền nhập: Cột 3 = Cột 1 × Cột 2.

Cột Xuất Kho (4, 5)

Cột 4 – Số lượng xuất: Ghi số lượng thực tế xuất kho theo phiếu xuất.

Cột 5 – Thành tiền xuất: Cột 5 = Cột 1 × Cột 4.

Cột Tồn Kho (6, 7)

Cột 6 – Số lượng tồn: Cột 6 = Số lượng tồn kỳ trước + Cột 2 – Cột 4.

Cột 7 – Thành tiền tồn: Cột 7 = Cột 1 × Cột 6.

Kiểm tra cân đối: Cuối tháng, tổng giá trị tồn kho trên sổ phải khớp với số liệu kiểm kê thực tế.

Cột Ghi Chú (8)

Ghi thông tin bổ sung: số lô, hạn sử dụng, tình trạng hàng (nguyên vẹn, hư hỏng), ghi chú về chứng từ thiếu.

Mẫu Sổ Chi Tiết Nguyên Vật Liệu Theo Thông Tư 133/2016/TT-BTC

Đơn vị: HCPC – Công ty Cổ phần Bao bì Xi măng Hải Phòng Địa chỉ: Khu công nghiệp Nomura, Hải Phòng	Mẫu số S06-DNN (Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)

Năm 2026

Tài khoản: 152 – Tên kho: Kho nguyên liệu chính

Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Xi măng PCB40 – Holcim

Đơn vị tính: Tấn

Chứng từ	Diễn giải	Tài khoản đối ứng	Đơn giá	Nhập	Xuất	Tồn	Ghi chú
Số hiệu	Ngày, tháng			Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền
A	B	C	D	1	2	3=1×2	4
Số dư đầu kỳ				1.850.000			50
PNK001	05/01/2026	Nhập kho từ NCC Holcim	331	1.850.000	100	185.000.000
PXK002	08/01/2026	Xuất kho cho sản xuất bao bì	621	1.850.000			80
Cộng tháng 1					100	185.000.000	80

– Sổ này có 12 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 12

– Ngày mở sổ: 01/01/2026

Người lập biểu (Ký, họ tên)	Kế toán trưởng (Ký, họ tên)	Ngày 31 tháng 01 năm 2026 Người đại diện theo pháp luật (Ký, họ tên, đóng dấu)

Mẫu Sổ Chi Tiết Nguyên Vật Liệu Theo Thông Tư 200/2014/TT-BTC

Đơn vị: HCPC – Công ty Cổ phần Bao bì Xi măng Hải Phòng Địa chỉ: Khu công nghiệp Nomura, Hải Phòng	Mẫu số S10-DN (Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (sản phẩm, hàng hóa)

Năm 2026

Tài khoản: 152 – Tên kho: Kho nguyên liệu chính

Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Xi măng PCB40 – Holcim

Đơn vị tính: Tấn

Chứng từ	Diễn giải	Tài khoản đối ứng	Đơn giá	Nhập	Xuất	Tồn	Ghi chú
Số hiệu	Ngày, tháng			Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền
A	B	C	D	1	2	3=1×2	4
Số dư đầu kỳ				1.850.000			50
PNK001	05/01/2026	Nhập kho từ NCC Holcim	331	1.850.000	100	185.000.000
PXK002	08/01/2026	Xuất kho cho sản xuất bao bì	621	1.850.000			80
Cộng tháng 1					100	185.000.000	80

– Sổ này có 12 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 12

– Ngày mở sổ: 01/01/2026

Người ghi sổ (Ký, họ tên)	Kế toán trưởng (Ký, họ tên)	Ngày 31 tháng 01 năm 2026 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Ghi Sổ Nguyên Vật Liệu

Bước 1: Tiếp Nhận Yêu Cầu Nhập – Xuất Kho

Kế toán tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập – xuất kho từ bộ phận sản xuất, kho hoặc bộ phận mua hàng, kèm chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận).

Kiểm tra:

• Chứng từ có đầy đủ chữ ký, đóng dấu
• Số lượng, đơn giá khớp với hợp đồng
• Kiểm tra số lượng tồn kho hiện tại

Nếu không đủ điều kiện xuất kho (tồn kho không đủ, chứng từ thiếu), thông báo lại bộ phận yêu cầu.

Bước 2: Lập Phiếu Nhập – Xuất Kho

Kế toán lập phiếu nhập kho (PNK) hoặc phiếu xuất kho (PXK) theo mẫu quy định, trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.

Phiếu xuất kho: Chuyển đến thủ kho để thực hiện xuất hàng.

Phiếu nhập kho: Thủ kho kiểm nhận hàng, ký xác nhận số lượng, chất lượng.

Bước 3: Thủ Kho Thực Hiện Nhập – Xuất Và Ghi Sổ Kho

Thủ kho thực hiện chuyển – nhận nguyên vật liệu, ghi sổ kho (sổ thẻ kho), ký xác nhận trên phiếu nhập – xuất.

Phiếu sau đó được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ chi tiết.

Bước 4: Kế Toán Ghi Sổ Chi Tiết Nguyên Vật Liệu

Kế toán ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, đồng thời lưu trữ phiếu nhập – xuất kho và chứng từ liên quan.

Định kỳ: Đối chiếu số liệu sổ kế toán với sổ kho, kiểm tra sự khớp đúng giữa số lượng, giá trị.

Quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ luồng nguyên vật liệu

Hạch Toán Kế Toán Nguyên Vật Liệu Theo Chuẩn Mực

Nhập Kho Nguyên Vật Liệu

Mua hàng nhập kho:

• Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào)
• Có TK 331 (Phải trả người bán)

Nhập kho nguyên vật liệu thừa từ sản xuất:

• Nợ TK 152
• Có TK 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp)

Xuất Kho Nguyên Vật Liệu

Xuất kho cho sản xuất:

• Nợ TK 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp)
• Có TK 152

Xuất kho bán:

• Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
• Có TK 152

Xuất kho cho bộ phận quản lý:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 152

Kiểm Kê Và Xử Lý Chênh Lệch

Phát hiện thừa:

• Nợ TK 152
• Có TK 3381 (Phải trả, phải nộp khác – chờ xử lý)

Phát hiện thiếu:

• Nợ TK 1381 (Chi phí chờ xử lý)
• Có TK 152

Xử lý thiếu hụt do lỗi cá nhân:

• Nợ TK 138 (Phải thu khác)
• Có TK 1381

Xử lý thiếu hụt trong định mức:

• Nợ TK 621/642
• Có TK 1381

Lỗi Thường Gặp Khi Ghi Sổ Nguyên Vật Liệu

Không Ghi Nhận Đầy Đủ Chứng Từ

Nhiều doanh nghiệp ghi sổ dựa trên ước tính hoặc ghi nhận sau nhiều ngày, dẫn đến số liệu không khớp với thực tế kho.

Giải pháp: Quy định nghiêm ngặt việc lập phiếu nhập – xuất kho ngay trong ngày phát sinh nghiệp vụ.

Sử Dụng Sai Phương Pháp Tính Giá Xuất Kho

Thay đổi phương pháp tính giá xuất kho giữa các tháng (tháng này dùng FIFO, tháng sau dùng bình quân) làm sai lệch báo cáo tài chính.

Giải pháp: Chọn một phương pháp và áp dụng nhất quán trong cả năm tài chính.

Không Đối Chiếu Sổ Kế Toán Với Sổ Kho

Sổ kế toán ghi nhận khác với sổ thủ kho, dẫn đến chênh lệch không rõ nguyên nhân.

Giải pháp: Đối chiếu định kỳ hàng tháng, kiểm kê thực tế ít nhất 6 tháng/lần.

Ghi Sai Tài Khoản Đối Ứng

Xuất kho cho sản xuất nhưng ghi vào TK 642 (Chi phí quản lý) thay vì TK 621 (Chi phí sản xuất).

Giải pháp: Xây dựng bảng hướng dẫn tài khoản đối ứng cho từng loại nghiệp vụ.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có cần phân loại nguyên vật liệu trước khi ghi sổ không?

Có. Phân loại thành nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, vật liệu đóng gói, nhiên liệu giúp quản lý chi phí chính xác hơn và hỗ trợ phân tích cấu trúc giá thành.

Khi mua nguyên vật liệu, có cần lập hóa đơn GTGT không?

Có. Hóa đơn GTGT là chứng từ hợp lệ để ghi nhận nguyên vật liệu mua vào, xác định chi phí và kê khai thuế đầu vào theo quy định.

Khi nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, có cần lập biên bản giao nhận không?

Có. Biên bản giao nhận xác nhận việc giao – nhận đã thực hiện đúng thỏa thuận, kiểm soát số lượng, chất lượng và làm bằng chứng khi có tranh chấp. Biên bản phải có chữ ký của cả bên giao và bên nhận.

Lập và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu đúng quy trình giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật

Việc lập và ghi sổ sách kế toán nguyên vật liệu đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam. Nếu cần hỗ trợ lập sổ sách, kiểm tra tính hợp lệ chứng từ hoặc triển khai dịch vụ kế toán trọn gói, liên hệ ngay với Kế toán MK.

Last Updated on 09/03/2026 by Tuấn Trình