Quy trình lập văn bản chấp thuận của nhà thầu năm 2026

Trong lĩnh vực quản lý dự án và đấu thầu xây dựng, việc hoàn tất các thủ tục pháp lý sau khi chấm thầu đóng vai trò quyết định đến tính hợp pháp của toàn bộ dự án. Một trong những mắt xích quan trọng nhất chính là việc ban hành văn bản chấp thuận của nhà thầu nhằm xác lập tư cách pháp lý của đơn vị trúng thầu trước khi tiến tới ký kết hợp đồng chính thức.

Hiểu đúng về văn bản chấp thuận của nhà thầu trong đầu tư xây dựng

Trong khuôn khổ Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành cập nhật cho năm 2026, văn bản chấp thuận của nhà thầu được hiểu rộng hơn một bản thông báo kết quả thông thường. Đây là công cụ pháp lý xác nhận việc Bên mời thầu/Chủ đầu tư đã hoàn tất quá trình đánh giá và chính thức chấp nhận các điều khoản, giá dự thầu cũng như năng lực thực thi của nhà thầu được lựa chọn.

Văn bản này không chỉ là sự công bố kết quả mà còn là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ tiếp theo: nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng, hoàn thiện danh mục vật tư cung ứng và chuẩn bị nhân lực thi công. Đối với các gói thầu xây lắp quy mô lớn tại HCPC, tính minh bạch của văn bản này giúp loại bỏ các tranh chấp phát sinh về quyền lợi của các nhà thầu xếp hạng thứ tự tiếp theo.

thông báo kết quả lựa chọn nhà thầuVăn bản chấp thuận của nhà thầu là chứng cứ pháp lý xác lập quyền và nghĩa vụ giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công

Căn cứ pháp lý cốt lõi áp dụng năm 2026

Việc lập và ban hành văn bản chấp thuận của nhà thầu phải tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống pháp luật hiện hành. Tính đến năm 2026, các chuyên gia pháp chế tại HCPC đặc biệt lưu ý các văn bản sau:

1. Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15: Quy định khung về trách nhiệm của Chủ đầu tư trong việc đăng tải thông tin và lựa chọn nhà thầu.
2. Nghị định 214/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Đấu thầu, đặc biệt là quy trình hậu kiểm và công bố kết quả.
3. Thông tư 79/2025/TT-BTC: Quy định về quản lý và sử dụng các biểu mẫu điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
4. Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi năm 2020) và các nghị định hướng dẫn về quản lý chất lượng công trình (Nghị định 06/2021/NĐ-CP).

Việc áp dụng sai các điều khoản trong các văn bản này có thể dẫn đến việc kết quả lựa chọn nhà thầu bị hủy bỏ hoặc phát sinh khiếu kiện kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải ngân vốn đầu tư.

Thời hạn và quy trình ban hành theo đúng quy định

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu từ cấp có thẩm quyền, Chủ đầu tư phải tiến hành gởi văn bản thông báo cho các bên liên quan.

Cụ thể, thời hạn phát hành văn bản chấp thuận của nhà thầu là trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết quả được phê duyệt. Quy trình này thường bao gồm các bước:

• Bước 1: Ban hành quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Bước 2: Soạn thảo văn bản chấp thuận gửi nhà thầu trúng thầu và thông báo trượt thầu cho các nhà thầu còn lại.
• Bước 3: Đăng tải thông tin lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn quy định.
• Bước 4: Gửi thư mời thương thảo và hoàn thiện hợp đồng (nếu có nội dung cần làm rõ).

Lưu ý rằng, đối với các gói thầu thực hiện qua mạng (e-GP), mọi thao tác sẽ được tự động hóa phần lớn, tuy nhiên bản cứng có đóng dấu vẫn là thành phần hồ sơ hoàn công bắt buộc trong nhiều dự án xây dựng cấp trung và lớn.

thời gian thông báo kết quả lựa chọn nhà thầuChủ đầu tư cần đặc biệt chú trọng thời hạn 05 ngày để tránh vi phạm quy định về minh bạch trong đấu thầu

Nội dung chi tiết bắt buộc phải có trong văn bản

Một văn bản chấp thuận của nhà thầu đạt chuẩn chuyên gia (High Page Quality) không chỉ dừng lại ở việc nêu tên đơn vị trúng thầu. Nó cần chứa đựng các thông số kỹ thuật và pháp lý chính xác tuyệt đối:

• Thông tin nhận diện: Tên nhà thầu, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và đại diện pháp luật.
• Giá trúng thầu: Phải được ghi rõ bằng cả số và chữ, bao gồm các loại thuế, phí và dự phòng phí (nếu có).
• Loại hợp đồng: Ví dụ hợp đồng trọn gói, theo đơn giá cố định hoặc theo đơn giá điều chỉnh.
• Thời gian thi công: Xác định rõ số ngày thực hiện hoặc thời điểm bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
• Danh mục phạm vi công việc: Trích dẫn các hạng mục chính trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật đã được chấp thuận.
• Yêu cầu về bảo đảm thực hiện hợp đồng: Giá trị bảo đảm (thường từ 2% – 10% giá hợp đồng) và thời hạn hiệu lực.

Việc thiếu sót bất kỳ nội dung nào trong số trên có thể gây khó khăn cho quá trình thanh quyết toán với Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng tài trợ vốn sau này.

Phân tích trách nhiệm đăng tải thông tin lựa chọn nhà thầu

Theo Điều 8 Luật Đấu thầu 2023, trách nhiệm của Chủ đầu tư là tối thượng trong việc duy trì sự công bằng. Chủ đầu tư không chỉ soạn thảo văn bản chấp thuận của nhà thầu mà còn phải đảm bảo thông tin đó được tiếp cận bởi cộng đồng đúng thời điểm.

Đối với đấu thầu không qua mạng, việc đính kèm báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu (phần tổng hợp) là bắt buộc. Mục đích là để các nhà thầu bị loại hiểu rõ lý do (ví dụ: năng lực tài chính không đạt, thiếu chứng chỉ hành nghề của kỹ sư chủ chốt, hoặc biện pháp thi công không đảm bảo an toàn). Sự minh bạch này chính là “chìa khóa” tạo nên uy tín cho các doanh nghiệp như Công ty Cổ phần Bao bì Xi măng Hải Phòng (HCPC) khi giữ vai trò chủ đầu tư hoặc nhà thầu cung ứng.

thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu qua mạngHệ thống mạng đấu thầu quốc gia yêu cầu chủ đầu tư tuân thủ nghiêm ngặt định dạng dữ liệu khi upload văn bản

Ứng dụng thực tế trong quản lý hồ sơ xây dựng tại HCPC

Tại HCPC, chúng tôi hiểu rằng văn bản chấp thuận của nhà thầu là một phần của “hồ sơ sức khỏe” dự án. Khi xin giấy phép xây dựng hoặc thực hiện các thủ tục nghiệm thu hoàn thành công trình, cơ quan quản lý nhà nước (Sở Xây dựng) thường xuyên kiểm tra tính nhất quán giữa văn bản chấp thuận trúng thầu và các biên bản nghiệm thu giai đoạn.

Kinh nghiệm thực tế từ các dự án tại Hải Phòng: Nhiều trường hợp hồ sơ bị trả về hoặc bị đình chỉ thanh toán do văn bản chấp thuận của nhà thầu ghi sai tên gói thầu so với Quyết định phê duyệt dự án ban đầu. Đây là lỗi kỹ thuật sơ đẳng nhưng gây hậu quả kinh tế lớn. Do đó, đội ngũ kỹ sư và tư vấn pháp lý cần đối chiếu “chéo” thông tin giữa các văn bản trước khi trình ký đại diện pháp luật.

Tổng hợp các mẫu biểu hành chính mới nhất 2026

Hiện nay, dù chưa có một định dạng vạn năng áp dụng cho tất cả loại hình, nhưng các mẫu dưới đây được coi là chuẩn mực và được các Ban Quản lý dự án chấp nhận rộng rãi. Quý đối tác có thể tham khảo các định dạng phù hợp với đặc thù gói thầu của mình:

mẫu thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu y tếMẫu áp dụng cho các gói thầu mua sắm trang thiết bị và vật tư y tế chuyên dụng
mẫu thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu dự ánMẫu tiêu chuẩn dành cho các dự án xây lắp hạ tầng và dân dụng công nghiệp năm 2026

Các mẫu văn bản này giúp đảm bảo tính đồng bộ, chuyên nghiệp trong giao tiếp quản lý dự án, đồng thời rút ngắn thời gian rà soát hồ sơ cho các cơ quan thanh tra, kiểm toán.

Những lưu ý quan trọng về tính pháp lý

Khi phát hành văn bản chấp thuận của nhà thầu, Chủ đầu tư cần lưu ý một số điểm trọng yếu để tránh bẫy pháp lý trong năm 2026:

1. Hiệu lực của văn bản: Văn bản chỉ có giá trị pháp lý cao nhất khi được ký bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của Chủ đầu tư.
2. Lý do loại nhà thầu: Phải được diễn đạt một cách khách quan dựa trên tiêu chuẩn đánh giá trong Hồ sơ mời thầu (HSMT). Tránh các nhận xét mang tính chủ quan hoặc không có dẫn chứng định lượng.
3. Hồ sơ đính kèm: Luôn đính kèm dự thảo hợp đồng đã được cập nhật các chỉnh sửa sau bước thương thảo (nếu có).
4. Lưu trữ: Văn bản này phải được lưu giữ trong hồ sơ đấu thầu tối thiểu 05 năm đối với gói thầu thông thường và lâu hơn đối với các dự án trọng điểm quốc gia.

Thông tin cung cấp trong bài viết mang tính chất tham khảo chuyên môn dựa trên các quy định pháp luật tính đến thời điểm cập nhật. Để có tư vấn chính xác cho từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp và cá nhân cần tham khảo ý kiến chuyên sâu từ các cơ quan quản lý xây dựng địa phương hoặc các luật sư chuyên ngành đấu thầu.

Sự chuyên nghiệp trong việc lập văn bản chấp thuận của nhà thầu chính là minh chứng cho năng lực quản lý của đơn vị đầu tư. HCPC cam kết đồng hành cùng các nhà thầu và đối tác trong việc chuẩn hóa quy trình pháp lý, hướng tới sự bền vững và chất lượng trong mỗi công trình xây dựng tại Việt Nam.

Thông tin liên hệ tư vấn chuyên sâu về hồ sơ pháp lý xây dựng:

• Hotline: 0904.634.288
• Trụ sở: Công ty Cổ phần Bao bì Xi măng Hải Phòng (HCPC)
• Chuyên mục: Pháp lý & Đấu thầu Xây dựng 2026

Last Updated on 02/03/2026 by Tuấn Trình